Sisekaitseakadeemia riigihangete läbiviimise kord

1.	ÜLDSÄTTED

1.1.	Sisekaitseakadeemia (edaspidi akadeemia) riigihangete läbiviimise kord (edaspidi Kord) koos Siseministeeriumi valitsemisala riigihangete läbiviimise korraga reguleerib akadeemia riigihangete planeerimist, ettevalmistamist, läbiviimist ning riigihangetega seotud vastutuse jaotust.
1.2.	Riigihange viiakse läbi järgides riigihangete seaduses (edaspidi RHS), Siseministeeriumi valitsemisala riigihangete läbiviimise korras, Korras ja teistes asjaomastes õigusaktides sätestatud tingimusi. Euroopa liidu finantseeritavate või kaasfinantseeritavate riigihangete puhul arvestatakse lisaks finantseerimisasutuse kehtestatud erinõudeid.
1.3.	Korras kasutatavad mõisted on samatähenduslikud Siseministeeriumi valitsemisala riigihangete korras toodud mõistetega.

2.	RIIGIHANGETE KAVANDAMINE

2.1.	Riigihangete kavandamisel peab lähtuma põhimõttest, mille kohaselt samalaadsed või funktsionaalselt koostoimivad asjad või teenused tellitakse ühtse riigihankena arvestades, et kaetud on kogu akadeemia vajadus. 
2.2.	Haldusosakond korraldab akadeemia riigihangete kava (edaspidi hangete kava) koostamiseks ning muutmiseks asjakohase, korrektse ja tähtaegse sisendi saamise eelarvejuhtidelt ning konsolideerib saadud sisendi ühtseks hangete kavaks. Hangete kava koostatakse Korra lisas 1 toodud vormi kohaselt.
2.3.	Eelarvejuht esitab haldusosakonna riigihangete ja töökeskkonna vanemspetsialistile 5. novembriks oma vastutusvaldkonna vajadustest, õigusaktidest, akadeemia arengudokumentidest, haldusosakonna juhistest ning akadeemia eelarve projekti arvestava asjakohase ja korrektse järgmise aasta planeeritavate riigihangete nimekirja, milles kajastatakse kõik planeeritavad hanked. Riigihanke kohta tuuakse ära eeldatav maksumus, mis on määratud vastavalt RHS §-des 21 ja 22 sätestatule.  Eeldatava maksumuse õiguspärase määramise eest vastutab eelarvejuht.
2.4.	Haldusosakond edastab hiljemalt 20. detsembriks siseministeeriumi õigus- ja haldusosakonna hangete nõunikule teadmiseks järgmisele aastale planeeritavate riigihanke kava projekti. Nimetatud projektis tuleb ära näidata vähemalt riigihanke objekt, orienteeruv maht ja/või kogus, prognoositav hanke maksumus ja lepingu sõlmimise eeldatav aeg. 
2.5.	Hangete kava kinnitab rektor.  Hangete kava kinnitatakse mitte hiljem kui 14 (neliteist) tööpäeva pärast akadeemia eelarve kinnitamist. Kinnitatud hangete kava edastatakse Siseministeeriumi õigus- ja haldusosakonnale teadmiseks.
2.6.	Enne hangete kava kinnitamist on õigus hangete kavas sisalduv riigihange avaldada riigihangete registris üksnes äärmisel vajadusel ning rektori taasesitamist võimaldavas vormis esitatud nõusolekul. 
2.7.	Kinnitatud hangete kava muudetakse vastavalt vajadusele, kuid üldjuhul mitte rohkem kui üks kord kvartalis. Hangete kava muutmiseks esitavad eelarvejuhid haldusosakonnale hangete kava muutmisettepanekud koos motiveeritud selgitustega.
2.8.	Haldusosakond koondab hangete kava muudatusettepanekud ja korraldab koostöös asjakohase eelarvejuhi ning rahandusosakonnaga hangete kava muutmise. 
2.9.	Muudetud hangete kava edastatakse Siseministeeriumi õigus- ja haldusosakonnale teadmiseks.

3.	RIIGIHANGETE LÄBIVIIMISE ÜLDPÕHIMÕTTED

3.1.	Riigihangete läbiviimine toimub eelarve aasta kohta kinnitatud hangete kava ja siseministri kinnitatud tsentraalse riigihangete läbiviimise kava alusel. 
3.2.	Hangete kavas mittesisalduva riigihanke läbiviimiseks esitab akadeemia töötaja või ametnik (edaspidi töötja) riigihanke läbiviimise otsustajale Korra lisas 1 toodud vormi kohase riigihanke taotluse.
3.3.	Hangete kavas mittesisalduvate riigihangete läbiviimise otsustab:
3.3.1.	rektor käskkirjaga, kui asja või teenuse eeldatav maksumus on 10 000 eurot või enam ning ehitustööde eeldatav maksumus on  30 000 eurot ja enam; 
3.3.2.	eelarve juht, kui asja ja teenuse maksumus on punktis 3.3.1. nimetatust väikesem. Eelarvejuhi  otsusena käsitletakse dokumendihaldussüsteemis antud kooskõlastust või e-kirja, millest nähtub selgesõnaliselt eelarve juhi otsus viia läbi riigihange. Eraldi eelarvejuhi otsust ei ole vaja, kui vastava kulu tegemisega on akadeemia eelarves arvestatud. 
3.4.	Hankedokumendis või hanketeates või pakkumiskutses (väikeostu puhul) tuleb nimetada, kas tehing sooritakse tervikuna majanduslikult soodsaima või üksnes madalaima hinnaga pakkumuse alusel. 
3.5.	Hankelepingu sõlmimisel majanduslikult soodsaima pakkumuse alusel nimetatakse objektiivset hindamist võimaldavad pakkumuste hindamise kriteeriumid, nende suhteline osakaal ja punktide andmise metoodika. Hindamiskriteeriumid peavad  olema objektiivselt põhjendatud lähtuvalt pakkumuste majandusliku soodsuse hindamise seisukohast.
3.6.	Hankelepingu võib sõlmida üksnes madalaima hinnaga pakkumuse alusel juhul, kui pakkumuse majanduslik soodsus hankija jaoks sõltub üksnes pakkumuse hinnast ja kõik muud tulevase hankelepingu tingimused, sealhulgas hankelepingu esemega seotud kriteeriumid, on hankedokumentides ammendavalt määratletud. 
3.7.	Töötajal on keelatud olla pakkuja ametlikuks esindajaks ja kontaktisikuks akadeemia läbiviidavatel riigihangetel. Samuti ei või töötaja osa võtta ega suunata temalt või temaga seotud isikult akadeemiale teenuse tellimist ega asjade ostmist.
3.8.	Haldusosakond nõustab ja abistab riigihangete õiguspärasel korraldamisel töötajat ning vajadusel korraldab koostöös täiendusõppe keskusega töötajatele riigihanke teemalisi koolitusi. 
3.9.	Riigihanke kohta esitatud vaidlustuste lahendamisel esindavad akadeemiat rektori poolt volitatud isikud. Vaidlustuste esitamisest teavitab riigihanke eest vastutav isik koheselt üldosakonna juristi ja Siseministeeriumi õigus- ja haldusosakonda aadressil riigihanked@siseministeerium.ee.

4.	RIIGIHANGETE LÄBIVIIMINE

4.1.	Riigihanke viib läbi riigihanke eest vastutav isik.
4.2.	Tsentraalsed riigihanked viib läbi Siseministeerium või siseministri määratud valitsemisala asutus.
4.3. Riigihanke eest vastutav isik määratakse:
4.3.1.	rektor käskkirjaga nt hankeplaani kinnitamisega, kui asja või teenuse eeldatav maksumus on 10 000 eurot või enam ning ehitustööde eeldatav maksumus on  30 000 eurot ja enam;
4.3.2.	 juhi töökorraldusena, kui  asja või teenuse eeldatav maksumus on punktis 4.3.1 nimetatust väikesem. 
4.3.	Riigihanke eest vastav isik vastutab riigihanke õiguspärase läbiviimise eest kooskõlas kehtivate õigusaktidega. 
4.4.	Riigihanke eest vastutav isik muu hulgas:
4.4.1.	kontrollib enne hanke läbiviimist, et alla riigihanke piirmäära jäävate asjade või teenuste tellimisel ei võetaks rahalisi kohustusi, mis summeerituna kohustaks akadeemiat korraldama lihthanke või siis hankemenetluse RHS tähenduses;
4.4.2.	koostab hanke läbiviimiseks vajalikud dokumendid, v.a tehnilise kirjelduse ning korraldab riigihangetega seotud dokumentide kinnitamise vastavalt Korras esitatud nõuetele; 
4.4.3.	kontrollib tehnilise kirjelduse vastavust õigusaktidele ning turuanalüüsi olemasolu. Kui tehniline kirjeldus ei vasta RHS sätestatud nõuetele või ei ole teostatud nõuetekohast turu-uuringut ei tohi riigihanke eest vastutav isik hanget võimalikele pakkujatele avalikustada;
4.4.4.	kontrollib riigihanke eeldatava maksumuse määramise õiguspärasust;
4.4.5.	registreerib dokumendihaldussüsteemis asjaomaste riigihanke läbiviimise käigus saadud ja loodud dokumendid sh hankelepingu. Kui dokument on vormistatud riigihangete registri e-keskkonnas, võib selle jätta dokumendihaldussüsteemi lisamata. Sellisel juhul lisab riigihanke eest vastutav isik dokumendihaldussüsteemi konkreetse riigihankega seotud dokumentide juurde riigihanke viitenumbri ja informatsiooni riigihangete registri e-keskkonnas vormistatud dokumendi vormistamise aja ja pealkirja kohta;
4.4.6.	laeb üles riigihangete registri e-keskkonda vastavalt Rahandusministeeriumi poolt väljatöötatud riigihangete registri kasutusjuhendile riigihankega seotud dokumendid sh aruande, aruande lisad ning teeb registri e-keskkonnas muud vajaminevad toimingud;
4.4.7.	korraldab riigihanke kohta esitatud küsimustele tähtaegse vastamise;
4.4.8.	nõuab vajadusel pakkujalt täiendavaid selgitusi, andmeid või dokumente;
4.4.9.	annab riigihanke komisjonile (edaspidi komisjon) Siseministeeriumi valitsemisala riigihangete läbiviimise korras komisjoni kohustustena nimetatud tegevuste osas omapoolse hinnangu;
4.4.10.	korraldab hanke- või raamlepingu sõlmimise;
4.4.11.	nõustab ja abistab tehnilise kirjelduse eest vastutavat isikut ja komisjoni  hankega seotud küsimustes;
4.4.12.	teeb koostööd riigihanke õiguspäraseks läbiviimiseks vajalike asjakohaste töötajatega, Siseministeeriumiga ning komisjoniga.
4.5.	Tehnilise kirjelduse eest vastutava isik määratakse:
4.5.1.	 rektor käskkirjaga nt hankeplaani kinnitamisega, kui asja või teenuse eeldatav maksumus on 10 000 eurot või enam ning ehitustööde eeldatav maksumus on  30 000 eurot ja enam; 
4.5.2.	 juhi töökorraldusena, kui  asja või teenuse eeldatav maksumus on punktis 4.5.1 nimetatust väikesem.
4.6.	Tehnilise kirjelduse eest vastutavaks isikuks ja riigihanke eest vastutavaks isikuks võib olla üks ja sama füüsiline isik. 
4.7.	Tehnilise kirjelduse eest vastutav isik vastutab riigihanke tehnilise kirjelduse ja eeldatava maksumuse määramise vastavuse eest RHS sätestatud nõuetele ning turu-uuringu läbiviimise eest.
4.8.	Tehnilise kirjelduse eest vastutav isik on kohustatud:
4.8.1.	koostama tehnilise kirjelduse ja viima läbi turu-uuringu, määrama vastavalt RHS §-dele 21 ja 22 riigihanke eeldatava maksumuse ning tegema riigihanke eest vastutavale isikule ettepanekud pakkujate kvalifitseerimise tingimuste ning pakkumuste hindamiskriteeriumite seadmiseks. Eelnimetatu esitatakse riigihanke eest vastutavale isikule dokumendihaldussüsteemi kaudu. 
4.8.2.	 osalema töörühma või komisjoni töös.
4.9.	Hankelepingu täitmise eest vastutav isik:
4.9.1.	korraldab hankelepingu täitmist;
4.9.2.	lisab hankelepingu täitmisega seotud dokumendid vastava hankelepingu juurde; 
4.9.3.	teavitab hankelepingu täitmisest või lõppemisest ning täitmisega tekkinud probleemidest riigihanke eest vastutavat isikut;
4.9.4.	kontrollib hankelepingus kirjeldatud eseme vastavust kokkulepitud tingimustele ning fikseerib selle üleandmise-vastuvõtmise aktis või eraldi dokumendis.
4.10.	Käesolevas peatükis toodut kohaldatakse väikeostu sooritamisele ja lihtsustatud korras tellitavate teenuste läbiviimisele ulatuses, mis ei ole vastuolus konkreetse hankeliigi reeglitega.

5.	RIIGIHANKED ALATES RIIGIHANKE PIIRMÄÄRAST (RHS § 15) 

5.1.	Hanke läbiviimiseks annab rektor enne hankedokumentide ettevalmistamist käskkirja, millega vähemalt:
5.1.1.	määratakse hankemenetluse liik;
5.1.2.	määratakse hankelepingu eeldatav maksumus;
5.1.3.	määratakse riigihanke eest vastutav isik, lepingu täitmise eest vastutav isik ning tehnilise kirjelduse eest vastutav isik;
5.1.4.	moodustatakse komisjon ja nimetatakse komisjoni esimees;
5.1.5.	komisjoni liikmed esitavad rektorile või rektori poolt volitatud isikule ettepaneku hankedokumentide kinnitamiseks.
5.2.	Kui riigihange on kajastatud hangete kavas, ei ole hanke korraldamise käskkirjas vaja punktides 5.1.1-5.1.3 nimetatut korrata. 
5.3.	Komisjon koosneb vähemalt 3 (kolmest) liikmest sh esimees. Komisjoni peab kuuluma vähemalt: 
5.3.1.	tehnilise kirjelduse eest vastutav isik;
5.3.2.	eelarvejuht;
5.3.3.	riigihanke eest vastutav isik;
5.3.4.	Siseministeeriumi esindaja, kui riigihanke eeldatav maksumus ületab rahvusvahelist piirmäära.
5.4.	Komisjoni töö vorm on koosolek, vajadusel võib komisjoni töö ja otsuste vastuvõtmise korraldada elektrooniliselt.
5.5.	Komisjoni esimees kutsub kokku komisjoni. Komisjoni koosolekuid protokollib riigihanke eest vastutav isik.
5.6.	Komisjoni tegevus on reguleeritud siseministeeriumi valitsemisala riigihangete läbiviimise korraga. 

6.	LIHTHANGETE LÄBIVIIMINE (RHS § 15 lg 3)

6.1	Riigihanke eest vastutav isik viib lihthanke läbi vastavalt RHS §-s 182 sätestatud reeglitele. Riigihanke eest vastutav isik peab koostama RHS § 182 lõikes 4 tingimustele vastava hankedokumendi kui, riigihanke eeldatav maksumus on 20 000 eurot või suurem. 
6.2	Kui riigihanke eeldatav maksumus on väiksem kui 20 000 eurot ei pea hankedokumenti koostama, kuid lihthanke korraldamisel peab koostama RHS § 32 ja § 33 tingimustele vastava tehnilise kirjelduse ja hanke läbiviimisel tuleb lähtuda RHS-is sätestatud riigihangete üldpõhimõtetest.
6.3	Lihthange algab lihthanke teate avaldamisega riigihangete registris. Lihthanke teates pakkumuste esitamiseks sätestatud tähtaeg ei või olla lühem kui seitse tööpäeva.
6.4	Lihthangete puhul moodustatakse komisjon kui koostatakse hankedokument. 
6.5	Kui lihthanke läbiviimiseks ei moodustata komisjoni, võtab lihthankega seotud otsused vastu ja kinnitab hankega seotud dokumendid (sh hanketeate sisu) tehnilise kirjelduse eest vastutava isiku ja riigihanke eest vastutava isiku ettepanekul eelarvejuht. Eelarvejuhi otsusena võib käsitleda dokumendihaldussüsteemis antud kooskõlastust või e-kirja, millest nähtub eelarvejuhi selgesõnaline asjakohane otsus.

7.	LIHTSUSTATUD KORRAS TELLITAVAD TEENUSED (RHS § 19)

7.1	CPV määruse VII lisas nimetatud teenuste (edaspidi lihtsustatud korras tellitav teenus), mille eeldatav maksumus on 20 000 eurot või suurem tellimisel, lähtutakse konkurentsi olemasolul Korra punktis 6.2 ja 6.5 nimetatud lihthanke läbiviimise reeglitest. Lihtsustatud korras tellitava teenuse, mille eeldatav maksumus on väiksem kui 20 000, tellimisel lähtutakse väikeostu reeglitest. 
7.2	Konkurentsi puudumisel lähtutakse RHS-st ja Korra punktis 9.5 sätestatud väikeostu reeglitest.

8.	RIIGIHANKE ERAND

8.1	Erandi kasutamine on lubatud vaid põhjendatud juhtudel, kui esinevad RHS-st tulenevad alused. Erandi läbiviimise otsus peab olema nii faktiliselt kui õiguslikult põhjendatud.
8.2	Lepingu sõlmimisel erandi alusel järgitakse RHS-is sätestatud üldpõhimõtteid.

9.	VÄIKEOSTU TEGEMINE

9.1 	Väikeost on riigihange, mille eeldatav maksumus käibemaksuta on: 
9.1.1. asjade ostmisel, teenuste ja ideelahenduste tellimisel väiksem kui 10 000 eurot; 
9.1.2. ehitustööde puhul väiksem kui 30 000 eurot.
9.2	Väikeostu tegemisel tuleb järgida RHS-is sätestatud riigihanke läbiviimise üldpõhimõtteid, sealhulgas peab riigihanke eesmärgi saavutama mõistliku hinnaga, tagades konkurentsi korral ja Korras nimetatud juhul erinevate pakkumuste võrdlemise teel parima võimaliku hinna ja kvaliteedi suhte. 
9.2	Väikeostu korrektse läbiviimise, pakkujate teavitamise, lepingu sõlmimise ja täitmise järelevalve eest vastutab töötaja, kes väikeostu teeb (edaspidi väikeostu tegija). Väike ostu tegev töötaja määratakse struktuuriüksuse juhi töökorraldusega.
9.3	Asja või teenuse, mille eeldatav maksumus on kuni 2 500 eurot (käibemaksuta) ostmisel võib ostu tegija teha ettepaneku pakkumuse esitamiseks ühele võimalikule pakkujale. Samuti on ostu tegijal kohustus taasesitamist võimaldavalt fikseerida valiku põhimõte. Valiku kriteeriumiks on hind või hinna ja kvaliteedi (nt lähedus asukohale, teenuse kiirus, varasem kogemus, kvaliteet jne) suhe. Võimaluse korral tuleb eelistada keskkonnasäästlikke lahendusi. Valiku põhimõtet (valitud pakkuja eelis) kirjeldus lisatakse dokumendihaldussüsteemi või, kui lepingut ei sõlmita, lisatakse vastav kirjeldus ostuarvete menetlemise süsteemi.
9.4	Asja või teenuse ostmiseks, mille eeldatav maksumus on suurem kui 2 500 eurot (käibemaksuta) ja konkurentsi olemasolu korral, teeb tehingu tegija taasesitamist võimaldavas vormis ettepaneku pakkumuse esitamiseks vähemalt kolmele potentsiaalsele pakkujale. Võrdlevate pakkumuste võtmine pole erandkorras kohustuslik, kui on hangitav asi või teenus on väga spetsiifiline või teenuse ja asja pakkuja on tuntud oma kõrge taseme poolest või kui väikeostu sooritamine on erakorraline ja kiireloomuline. 
9.5	Juhul kui pakkumuste küsimine erinevatelt pakkujatelt pole võimalik (nt. spetsiifiline toode või teenus), fikseeritakse põhjendus ühe pakkujaga piirdumise kohta dokumendihaldussüsteemis või, kui lepingut ei sõlmita, lisatakse vastav põhjendus ostuarvete menetlemise süsteemi.
9.6	Väikeostu tegemise protsess dokumenteeritakse ja säilitatakse dokumendihaldussüsteemis, kus registreeritakse esitatud pakkumused, sõlmitud leping ning väike ostu tegeva isiku poolt koostatud esildis või muus vormis asjakohane info konkreetse pakkumuse valiku kohta või põhjendus, miks erinevaid võrreldavaid pakkumusi ei võetud. 
9.7	Väikeostu tegija teavitab teisi pakkujaid hanke tulemusest viivitamata, kuid mitte hiljem kui kolme tööpäeva jooksul arvates tulemuste selgumisest.

10.	HANKELEPING

10.1	Hankelepingu vormistamine eraldi dokumendina ei ole riigi
hanke puhul, mille maksumus on kuni 5000 nõutav ning piisab arve esitamisest või füüsiliste isikute puhul tööde üleandmise-vastuvõtmise aktist, mis vastab raamatupidamise seaduses sätestatud algdokumendi nõuetele, välja arvatud hankekorra § 2 lõikes 2 nimetatud juhtudel.
10.2	Hankeleping peab olema sõlmitud kirjalikus vormis sõltumata maksumusest sõlmitakse hankeleping kirjalikult järgmistel juhtudel: 
10.2.1.	etapiviisilise tasumisega tellitav teenus; 
10.2.2.	töövõtuleping, mille täitmine tagatakse garantiiga; 
10.2.3.	eritellimusel hangitavad asjad või teenused; 
10.2.4.	autoriõigusega seotud lepingud; 
10.2.5.	üüri- ja rendilepingud; 
10.2.6.	riigivaraga seotud tehingud; 
10.2.7.	teise lepingupoole soovil muud lepingud. 
10.3	Hankeleping peab sisaldama vähemalt järgnevat:
10.3.1	. lepingupoolte nimed, registriandmed, füüsilise isiku puhul tema isikukood või sünniaeg; 
10.3.2	. lepingu objekt;
10.3.3	. lepingu hind;
10.3.4	. müügigarantiitingimused, kui see on lepingu objektist tulenevalt kohaldatav;
10.3.5	. tasumise ja arvete esitamise tingimused;
10.3.6	. lepingu täitmise tähtaeg;
10.3.7	. lepingu poolte kontaktisikute andmed;
10.3.8	. lepingu erakorralise lõpetamise alused.
10.4	Hankelepingu muutmises võib kokku leppida üksnes RHS-is nimetatud alustel.
10.5	Riigihangete ja töökeskkonna vanemspetsialist koostöös juristiga töötavad välja akadeemias enim kasutatava hankelepingu vormi vastavalt RHS–le, käesolevale Korrale ja akadeemia dokumendihalduse korrale.

11	RAKENDUSSÄTTED
Korda rakendatakse riigihangete suhtes, mille korraldamisega on alustatud enne Korra jõustumist.

12	LISAD

Lisa 1. Hangete kava
Lisa 2. Riigihanke taotlus